Hoe efficiënt vergaderen doeltreffend toepassen?

In een organisatie zijn er tal van overlegmomenten, waaronder vergaderingen. In veel organisaties groeit echter het bewustzijn dat een inefficiënte vergadermethode

• voor enorm veel tijdsverlies zorgt,
• geen ondersteuning naar kennisopbouw geeft,
• betrokkenheid van introverte medewerkers onbenut laat en
• kansen ontneemt om doeltreffend te verbeteren.

Hoe werkt men meestal vandaag?

Voor de vastlegging van de vergaderverslagen doet men meestal een beroep op de alombekende instrumenten zoals bijvoorbeeld Word, Google docs, OneNote,... waarbij de documenten worden rondgemaild of in de cloud op een toegankelijke drive opgeslagen.

Wat ondervindt men echter in de praktijk?

• De vergadernotities zijn niet onmiddellijk na de meeting beschikbaar, waardoor er niet onmiddellijk tot actie wordt overgegaan. Vervolgens verwatert een kordate opvolging van de acties omdat andere zaken de aandacht opeisen en prioritair worden afgehandeld.
• Er is geen inzicht in wie aan welke acties is begonnen.
• Er is geen bewaking over de voortgang van de uitvoering van de acties.
• Besproken onderwerpen zijn in meerdere documenten opgeslagen waardoor tijd verloren gaat bij het opzoeken en openen van de vergaderverslagen.
• …

Op welke manier kan men efficiënter vergaderen en tijd winnen? 

Ervoor zorgen dat alles

• onmiddellijk na het aflopen van de vergadering gestructureerd beschikbaar is en
• snel en eenvoudig op latere tijdstippen kan worden opgezocht, geraadpleegd en opgevolgd.

Wat wordt hier dan concreet bedoeld?

• Deelnemers zelf de mogelijkheid geven om agendapunten in te dienen en die dan automatisch in het vergaderverslag worden opgenomen.
• De notules per agendapunt tijdens de vergadering gestructureerd opmaken en thematisch klasseren.
• Tijdens de vergadering de acties per agendapunt creëren, toewijzen en opvolgen. Iedereen ziet onmiddellijk na de vergadering in zijn eigen dashboard welke acties zij/hij tegen wanneer moet afwerken.
• Inzichtelijk maken wanneer een persoon een actie heeft geaccepteerd en afgewerkt.
• Bewaking van de voortgang van de uitvoering van de acties, dit zowel op het niveau van het aantal acties als op het niveau van de tijd die werd toegekend om een actie uit te voeren.
• De persoon in staat stellen om haar/zijn bevindingen naar aanleiding van de uitvoering van de actie vast te leggen en eventueel documenten bij de actie op te slaan. De genoteerde informatie kan waardevol zijn als naslagwerk, voor verbeteringsinitiatieven,….
• Een overzicht van alle vergaderverslagen en van alle agendapunten voor elke persoon die aan de vergadering heeft deelgenomen.
• ...

Het moet gemakkelijk zijn om naderhand notulen op te zoeken en overzichten van notules middels de agendapunten volgens thematische classificatie op te vragen. Bijvoorbeeld wat hebben we op welke momenten allemaal binnen het kader van procesverbetering, klachtenafhandeling, informatiebeveiliging, support,… besproken? Wat waren we overeengekomen en wat hebben we toen beslist? Welke acties zijn dan uitgevoerd? Hoever staan we hiermee?...

Op welke manier kan men de manier van vergaderen nog meer verbeteren? 

Het antwoord zit hem in het organiseren van enkel die vergaderingen over zaken die gelijktijdige aanwezigheid van de respectievelijke personen vereisen. Hierbij stapt men over op de combinatie van synchroon en asynchroon vergaderen. Zo kan een meeting synchroon beginnen, verdergezet worden in een asynchrone discussie per agendapunt via online meeting, telefoon en/of gerelateerde chat en beëindigd worden waarbij iedereen weer bijeenkomt om samen beslissingen te nemen.

Een bijkomend voordeel van deze aanpak is het feit dat personen, die eerder op de achtergrond tijdens vergaderingen blijven, in de gelegenheid worden gesteld om op de asynchrone momenten hun input te geven.

De synchrone/asynchrone aanpak zorgt er ook voor dat medewerkers langer zonder onderbrekingen kunnen verderwerken en hierdoor productiever zijn. De aanpak laat toe om

• zo weinig als mogelijk meetings te laten vastleggen;
• veel minder onvoorbereide meetings te laten plaatsvinden.

In het artikel “Laten we de digitale hoofdpijn achter ons laten” in De Tijd dd 29 december 2020 vindt u een aantal mooie voorbeelden van personen die overtuigd zijn van de voordelen van deze manier van synchroon/asynchroon vergaderen. In dit artikel leest u ook over Matt Mullenweg, mede-oprichter van WordPress, en waar hij synchroon/asynchroon vergaderen positioneert in zijn piramide. En in het interview van Matt Mullenberg met Jack Dorsey, mede-oprichter van Twitter, komt de aanpak van synchroon/asynchroon vergaderen ook aan bod.

Voor de verwijzing naar de URL's verwijzen we naar het einde van dit artikel onder de titel "Enkele wetenswaardigheden".  

Hoe kunt u dit nu concreet in de praktijk oppakken?

Wilt u uzelf en uw collega’s

• meer tijd laten winnen,
• productiever laten werken,
• efficiënter kennis laten vergaren,
• inbreng van introverte personen laten activeren,
• …

laten we dan in gesprek gaan waarbij we graag toelichten en tonen hoe u dit concreet in de praktijk kan implementeren.

Welke volgende stap wilt u nu zetten?

Beste, wilt u graag een vrijblijvend gesprek om beter te begrijpen op welke manier jullie efficiënter kunnen vergaderen, dan kunt u via onderstaande knop naar ons contactformulier gaan. Gelieve in het bericht het woord MEETSQUARE te vermelden, waarvoor dank!

Ik wil graag een vrijblijvend gesprek om te begrijpen op welke manier we efficiënter kunnen vergaderen. Ik vul het contactformulier in zodat ik kan worden gecontacteerd.

Enkele wetenswaardigheden

Artikel “Laten we de digitale hoofdpijn achter ons laten” in De Tijd dd 29 december 2020 -

https://www.tijd.be/opinie/algemeen/laten-we-de-digitale-hoofdpijn-achter-ons-laten/10274095

Artikel van Matt Mullenweg, mede-oprichter van WordPress, vindt u terug op https://think-boundless.com/five-levels-remote-work/

Het interview tussen Matt Mullenweg, mede-oprichter van WordPress, en Jack Dorsey, mede-oprichter van Twitter, vindt u terug op https://distributed.blog/2020/12/16/episode-26-jack-dorsey-and-remote-collaboration/ . Jack Dorsey stelt hierin onder andere: “And I think it points to a general issue with meetings, that a lot of our work is optimized around synchronous points of collaboration instead of asynchronous. And I think if we don’t focus more on the asynchronous problems and how to solve for asynchronous work we’re missing a bunch of opportunities.”

Welke B's zijn er bij jullie van toepassing?

Enkele minuten tijd om even te entertainen.